閱讀筆記2020-WEEK18:上班族愛看書

by 劉揚銘

本周讀兩本商業書,學習如何做簡報的《PowerPoint必勝簡報154大原則》和學習打造團隊當主管的《Google如何打造世界最棒的團隊》。

兩本都是日系工作術,前者作者是日本人,先在外資企業負責情報與戰略分析,後獨立成為諮詢顧問,因為簡報課太火紅所以出書;後者作者是波蘭人,但定居日本十多年,曾在Google擔任人才發展工作,之後獨立成為商業顧問,分享許多「好主管和有效能的團隊,到底做了哪些事才好」的經驗。

《PowerPoint必勝簡報154大原則》與《Google如何打造世界最棒的團隊》
《PowerPoint必勝簡報154大原則》與《Google如何打造世界最棒的團隊》

雖然沒在上班,我也會看商業書。一本書和一餐飯相同價錢,飯吃下去飽兩三個小時,看書被啟發一個觀念至少影響兩三年(好書影響更久),看書幾乎不可能吃虧,是我在當商業雜誌編輯時學會的。

開編輯會議時,集團大老闆總說「出版就是有趣和有用」,開始寫閱讀筆記三個月,到目前都只記錄個人喜好的「有趣」,是該談談「有用」的書了。照理說,這兩本書對我都不是立刻「有用」,我的Mac電腦沒有PowerPoint軟體,我自由工作單打獨鬥,也沒團隊給我帶,但就來談談這兩本書我怎麼「使用」。

──我不喜歡做簡報投影片,但讀做簡報的書卻對「安排故事線」很有收穫;我沒有帶團隊,但讀當個好主管的書卻對個人帶來許多省思,這是之前沒想到的事。

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是一本簡報聖經,154個原則你就知道包山包海呀,從最具體的「如何設定最有效率的作業環境」比如常用按鈕、快速鍵等等(←天啊我被這些細小的困難折騰好久卻不知道,扶額),做好自動化的「預設圖形」(←天啊我也不知道應該做好這些可以增加多少效率);到大方向的溝通原則與對象、簡報想達成的目標、如何從目標倒推敘事方法(條列式的優缺點、哪種概念可以選擇哪種圖形等等),再到如何蒐集市場資訊(←這點都有教我覺得作者真的毫無保留了)、建立簡報骨架、安排故事線……

就是一本武功秘笈啊,作者應該是看了三年、練了三十年才變成簡報大師的吧!

老實說我沒看完(真的太多了看不完),但對我這個盡量避免做簡報的人來說,「安排故事線」的收穫頗大。

做簡報投影片,就是運用內容去溝通,促進聽者採取某些行動。所以做投影片的最大困難不在技術,而是自己如何掌握現狀背景、如何說明問題、提出解決方案、能否預期效果──再根據這份理解,去選擇投影片的架構(背景2張、問題2張、方案4張、效果2張等等)。

我簡報做的不好,不是因為我不會做簡報,是我沒搞清楚自己想說什麼。這跟寫文章最重要不是文筆,而是如何看待這件事的觀點,要怎麼傳達,給哪些人。

我不是文學作家,是編輯出身,我沒有創意才華,但需要清晰的觀點和敘事的方法,我常常忘記這點。

想不到是做PowerPoint的書提醒我,老實說,村上春樹大概也沒辦法提醒我這點。

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我滿喜歡這本書,雖然書名有點拿Google招牌出來賣,但就算拿掉Google招牌,這本書作者也夠有料了,他翻新了我對「好主管」的認知。

我當了八年自由工作者,絕大多數時間一個人工作,雖然自由自在,也深深體會到「所有偉大目標,都需要團隊完成」。一個人的力量非常有限,人類最厲害的能力就是組織團隊、集體協作。三人團隊能完成三個獨立的人做不到的事,更何況三十個、三百個人的大團隊,能完成的任務的可能不是等差成長,而是等比級數。

團隊可以大於單獨的加總,這是我們必須組織團隊的原則(沒有明星的活塞五虎,能輕取太多明星的湖人F4就是這個道理)──反過來說,如果你的團隊完成的事比每個成員分開來還少,那趕快離開為妙,不要浪費生命。

好了,我閒扯太多。

這本書就在談「如何用最少的人創造最大成果」或者說「那些能拿出極高效能的團隊,到底都做了什麼?」

我本來以為答案會很功利,比如要人人A咖啦、要講工作效率啦、要高度目標導向什麼碗糕的,結果都不是!那關鍵是什麼呢?

提高團隊效率的主管,有以下八個特色:

  1. 是好指導員。
  2. 讓團隊充滿幹勁,不做微觀管理,不要過度監督干涉團隊成員。
  3. 關心成員是否過得健康、是否展現成果。(身心健康很重要啊!!!)
  4. 重生產性,秉持成果主義。
  5. 是聆聽者,能和成員們熱絡溝通。(主管要會聊天帶心!!!)
  6. 協助成員的職涯規畫。
  7. 對團隊提出明確助益的願景和策略。
  8. 有足夠的專業知識與技能,能提供成員建議。

猜一下,最重要的是哪個?

是第一個「當個好指導員」,重要程度到了:這個做不到,後面七個有做到也是白費!

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至於高生產力的團隊,也有幾個特點:

  1. 心理安全感高。
  2. 信賴感高。
  3. 團隊結構明確。
  4. 工作有意義。
  5. 工作會對社會帶來影響。

再猜一次,最重要的……仍然是心理安全感──能用自己的作風在團隊裡工作,能安心自我認識、自我揭露、自我表現──若在團隊裡感到不安全,後面幾個也沒用。

其他還有「爭執是提高團隊生產力的絕佳機會」,「行動前、行動中、行動後要回顧三次」,「團隊一起想出『更方便工作』的原則要付諸實行」,「一個主管,成員要控制在七人之內」,「不一定要求成員用100%的時間加入,用更有彈性的方法組織團隊」,「主管要當成員的職涯導遊,成員只是一起度過某段旅程的同伴」……這些概念,我都覺得很有用。

我生涯遇過許多好主管(我貴人運滿好),真的是都有做到這些。看完這本書,我也滿想挑戰當主管,不過我的熱情不在帶人,在動手做事,這我知道,或許真的以後有更大的目標要完成,不得不組織團隊時,我會盡力做到書裡所說,希望和我一起工作的人,可以覺得這段旅程沒有白費。

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